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Was werfe ich wann weg — was bewahre ich wie lange und wie auf?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es nur für Handwerkerrechnungen. Hieraus zu schließen, dass man alles andere wegwerfen kann, ist falsch. Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Informationen warum Sie, welche Unterlagen, wie lange aufbewahren sollten. Im Anschluss werden Möglichkeiten der sicheren Aufbewahrung vorgestellt und deren Vor- und Nachteile erläutert.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Garantieunterlagen, Kontoauszüge und Quittungen


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Welchen Nutzen die Vermieter durch Docutain haben

Eine der elementaren Aufgaben der Vermieter nach § 556 BGB ist die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt), wenn der Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die Betriebskosten leistet. Dafür sammeln sich viele Unterlagen in Form von Rechnungen und Gebührenbescheiden an, die der Vermieter den Mietern zuordnet und die enthaltenen Kosten nach bestimmten Schlüsseln umlegt.
Wie Ihnen Docutain bei der Nebenkostenabrechnung hilft und auf was genau es bei der Abrechnung zu achten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie Docutain Sie bei der Nebenkosten­abrechnung unterstützt

Um alle Unterlagen zu einem Mieter beisammen zu haben, bietet sich die Dokumentenverwaltung mit Docutain an. Sobald Rechnungen und Belege an Sie…


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Drei Tipps, wie Sie die guten Vorsätze fürs neue Jahr wirklich umsetzen

Oftmals nehmen wir uns für ein neues Jahr auch „neue” Vorsätze vor und immer wieder ertappt man sich dabei, dass sich die Ziele in den Jahren doch ähneln: Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, Struktur und (digitale) Ordnung schaffen und mehr Sport treiben.

Zugegeben: Bei Sport kann Docutain nicht wirklich unterstützen, aber mit Docutain gewinnen Sie mehr freie Zeit, um besagten Sport zu treiben oder sich anderen Dingen zu widmen, die Sie sich eben vorgenommen haben.
Wie genau das funktionieren soll, verraten wir in unseren Tipps und Tricks, um papierfrei ins neue Jahr zu starten.

Tipp 1: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg

Die meisten…


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Karl-Heinz Veith aus St.Goar ist seit einigen Jahren als Vermieter von zwei Wohnobjekten aktiv. Neben seiner eigenen Immobilie gibt es also einiges an Papierkram zu händeln.

Wir, Marvin und Sarah, sind Mieter eines seiner Häuser und haben uns auf einen Kaffee getroffen, um uns zu seiner Dokumentenverwaltung auszutauschen.

Der Status-Quo…

Sarah:
Karl-Heinz, erzähl uns doch mal davon, wie du aktuell deine Unterlagen rund um deine Mietshäuser verwaltest.

Karl-Heinz:
Ohje, ich weiß gar nicht ob man das wirklich „verwalten” nennen kann. Du musst dir das eher so vorstellen, dass ich zwei große Kartons mit sämtlichen Unterlagen rund um die Vermietung habe.

Sarah: Wer…


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Die Aufgaben der Hausverwalter sind so vielfältig, dass Unterstützung im administrativen Bereich gerne gesehen ist.
Und genau hier kommt Docutain ins Spiel.
Sie wollen Ihre Dokumente übersichtlich und sicher an einem Ort, schnell darauf zugreifen und nicht in Papierordnern danach suchen?
Die Kommunikation zu Ihren Kunden soll einfach und effizient gestaltet sein?

Dann zeigen wir Ihnen mit den folgenden Beispielen, wie Docutain als Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Scanner als App und Desktop-Anwendung Ihnen den Hausverwalter-Alltag ein wenig erleichtert:

Verwaltung von Akten

Zu jedem Objekt und zu jedem Mieter gibt es eine Akte, die ordnungsgemäß geführt werden und einer Prüfung standhalten muss. Dies kann digital…


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13. November 2020 Gastbeitrag by Celia Reum

Ein Gastbeitrag der Referendarin Celia Reum

Celia Reum ist Referendarin an der Feldatalschule Stadtlengsfeld für Deutsch und Geschichte. Ihre Schule und sie selbst nutzen Docutain im Lehralltag. Daher hat sie für uns in einem kurzen Gastbeitrag ihren Eindruck zu Docutain geschildert:

Die Digitalisierung der Schulen steht immer hoch im Kurs. Grüne Tafeln weichen Whiteboards, verschiedene Pilotschulen testen und integrieren Tablets im Unterricht. Aufgrund verschiedener Faktoren und Verflechtungen kann nicht jeder Schule der gleiche Zugang zur digitalen Welt gewährt werden. …


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30. Oktober 2020 by Sabrina

Wir nehmen die Wünsche und Anfragen unserer Docutain-Community sehr ernst und freuen uns über Ideen, wie wir uns optimieren können!

Daher ist es mit dem neuen Update nun unter anderem möglich, Erinnerungen Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Zuvor war es nur möglich eine Erinnerung zu setzen, um via Push-Benachrichtigung erinnert zu werden.
Nun können Sie die Erinnerung auch in Ihren Kalender übertragen, nachdem Sie das Dokument gespeichert haben.


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Man schwört sich: Irgendwann nehme ich mir Zeit und gehe meine Papiere durch, schmeiße alles weg was nicht mehr gebraucht wird und sortiere den Rest übersichtlich. Am besten digital. Die Herausforderung fängt schon beim ersten Wort an: Irgendwann. Wann genau soll das sein?

Ja, es gibt den perfekten Moment. Das Problem mit ihm ist, dass er gerne auf sich warten lässt und oft dann auch noch unangemeldet kommt. Im schlimmsten Fall merkt man gar nicht, dass er da ist.

Und wenn dann der Ernstfall eintritt und man wieder stundenlang in seinen Ordnern nach einem Dokument sucht, schwört man sich: Naja…


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12. Juni 2020 by Pascal

Aktuell war es mal wieder so weit: Mein Stromanbieter will mir eine Rechnung schreiben und benötigt dazu den Zählerstand. Bislang kam jemand vom Stromversorger persönlich vorbei und nahm die Ablesung vor, teilweise wurde ich auch selbst darum gebeten. Beides war mit relativ hohem Aufwand verbunden.

Für die Ablesung durch den Stromversorger mussten Termine koordiniert werden und entsprechend auch jemand zu Hause sein.
Für die Selbstablesung musste ich Zählerstände notieren, eine Karte ausfüllen und übermitteln, oder mich online registrieren und anmelden, um die notierten Daten dann auf einer Webseite des Anbieters erneut einzugeben.

Von der Abgabe…


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Die Eggert Kleffmann & Partner GmbH aus Windhagen bei Bonn ist ein Personalberatungsunternehmen, welches 2018 von Frank Eggert und seiner Kollegin Alexandra Kleffmann gegründet wurde.
Das erfahrene Team hat sich auf internationale Personallösungen für Unternehmen im Gesundheitssektor spezialisiert und rekrutiert in diesem Zusammenhang anerkennungsfähige Fachkräfte aus dem EU-Ausland und europäischen Drittstaaten.

Aus diesem Grund gehen vielerlei Bewerbungen, allerdings auf unterschiedlichstem Wege und in unterschiedlichen Qualitätsstufen ein, wie Frank Eggert berichtet. So erhalten sie Unterlagen zum Teil in sehr schwacher Qualität, da diese zu unterschiedlichen Tageszeiten mit dem Smartphone als Bild aufgenommen wurden. Sicherlich kein Einzelfall in der Branche, wohl aber…

Docutain

Mit Docutain wird Ihr Handy nicht nur zum Scanner, sondern Sie erhalten ein vollständiges und sicheres Dokumentenmanagementsystem. https://www.docutain.de

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