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Drei Tipps, wie Sie die guten Vorsätze fürs neue Jahr wirklich umsetzen

Oftmals nehmen wir uns für ein neues Jahr auch „neue” Vorsätze vor und immer wieder ertappt man sich dabei, dass sich die Ziele in den Jahren doch ähneln: Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, Struktur und (digitale) Ordnung schaffen und mehr Sport treiben.

Zugegeben: Bei Sport kann Docutain nicht wirklich unterstützen, aber mit Docutain gewinnen Sie mehr freie Zeit, um besagten Sport zu treiben oder sich anderen Dingen zu widmen, die Sie sich eben vorgenommen haben.
Wie genau das funktionieren soll, verraten wir in unseren Tipps und Tricks, um papierfrei ins neue Jahr zu starten.

Tipp 1: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg

Die meisten können sich sicherlich schönere Dinge vorstellen als die digitale Ablage von Unterlagen zu koordinieren, besonders wenn sie den Schritt hin zum papierlosen Büro noch vor sich haben. Der Papierberg erscheint groß — die Motivation eher klein. …


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Karl-Heinz Veith aus St.Goar ist seit einigen Jahren als Vermieter von zwei Wohnobjekten aktiv. Neben seiner eigenen Immobilie gibt es also einiges an Papierkram zu händeln.

Wir, Marvin und Sarah, sind Mieter eines seiner Häuser und haben uns auf einen Kaffee getroffen, um uns zu seiner Dokumentenverwaltung auszutauschen.

Der Status-Quo…

Sarah:
Karl-Heinz, erzähl uns doch mal davon, wie du aktuell deine Unterlagen rund um deine Mietshäuser verwaltest.

Karl-Heinz:
Ohje, ich weiß gar nicht ob man das wirklich „verwalten” nennen kann. Du musst dir das eher so vorstellen, dass ich zwei große Kartons mit sämtlichen Unterlagen rund um die Vermietung habe.

Sarah:
Wer kennt sie nicht, die guten alten Briefboxen, in die nach dem Erhalt von Dokumenten erst mal alles hineingelegt wird? …


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Die Aufgaben der Hausverwalter sind so vielfältig, dass Unterstützung im administrativen Bereich gerne gesehen ist.
Und genau hier kommt Docutain ins Spiel.
Sie wollen Ihre Dokumente übersichtlich und sicher an einem Ort, schnell darauf zugreifen und nicht in Papierordnern danach suchen?
Die Kommunikation zu Ihren Kunden soll einfach und effizient gestaltet sein?

Dann zeigen wir Ihnen mit den folgenden Beispielen, wie Docutain als Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Scanner als App und Desktop-Anwendung Ihnen den Hausverwalter-Alltag ein wenig erleichtert:

Verwaltung von Akten

Zu jedem Objekt und zu jedem Mieter gibt es eine Akte, die ordnungsgemäß geführt werden und einer Prüfung standhalten muss. Dies kann digital mit Docutain und einem individuell konzipierten Ablagesystem sicher gewährleistet werden. Es wird zu Mietbeginn von beiden Parteien gemeinsam ausgefüllt, sinnvollerweise dann, wenn die Wohnung unmöbliert ist und Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind. …


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13. November 2020 Gastbeitrag by Celia Reum

Celia Reum ist Referendarin an der Feldatalschule Stadtlengsfeld für Deutsch und Geschichte. Ihre Schule und sie selbst nutzen Docutain im Lehralltag. Daher hat sie für uns in einem kurzen Gastbeitrag ihren Eindruck zu Docutain geschildert:

Die Digitalisierung der Schulen steht immer hoch im Kurs. Grüne Tafeln weichen Whiteboards, verschiedene Pilotschulen testen und integrieren Tablets im Unterricht. Aufgrund verschiedener Faktoren und Verflechtungen kann nicht jeder Schule der gleiche Zugang zur digitalen Welt gewährt werden. …


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30. Oktober 2020 by Sabrina

Wir nehmen die Wünsche und Anfragen unserer Docutain-Community sehr ernst und freuen uns über Ideen, wie wir uns optimieren können!

Daher ist es mit dem neuen Update nun unter anderem möglich, Erinnerungen Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Zuvor war es nur möglich eine Erinnerung zu setzen, um via Push-Benachrichtigung erinnert zu werden.
Nun können Sie die Erinnerung auch in Ihren Kalender übertragen, nachdem Sie das Dokument gespeichert haben.


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Man schwört sich: Irgendwann nehme ich mir Zeit und gehe meine Papiere durch, schmeiße alles weg was nicht mehr gebraucht wird und sortiere den Rest übersichtlich. Am besten digital. Die Herausforderung fängt schon beim ersten Wort an: Irgendwann. Wann genau soll das sein?

Ja, es gibt den perfekten Moment. Das Problem mit ihm ist, dass er gerne auf sich warten lässt und oft dann auch noch unangemeldet kommt. Im schlimmsten Fall merkt man gar nicht, dass er da ist.

Und wenn dann der Ernstfall eintritt und man wieder stundenlang in seinen Ordnern nach einem Dokument sucht, schwört man sich: Naja, Sie wissen…


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12. Juni 2020 by Pascal

Aktuell war es mal wieder so weit: Mein Stromanbieter will mir eine Rechnung schreiben und benötigt dazu den Zählerstand. Bislang kam jemand vom Stromversorger persönlich vorbei und nahm die Ablesung vor, teilweise wurde ich auch selbst darum gebeten. Beides war mit relativ hohem Aufwand verbunden.

Für die Ablesung durch den Stromversorger mussten Termine koordiniert werden und entsprechend auch jemand zu Hause sein.
Für die Selbstablesung musste ich Zählerstände notieren, eine Karte ausfüllen und übermitteln, oder mich online registrieren und anmelden, um die notierten Daten dann auf einer Webseite des Anbieters erneut einzugeben.

Von der Abgabe der Daten über eine Webseite des Anbieters mache ich grundsätzlich keinen Gebrauch. Aufgrund vergangener Erfahrungen mit anderen Anbietern musste ich bereits feststellen, dass man dabei unter Umständen noch nicht mal eine E-Mail oder Ähnliches als Nachweis für die erfolgte Zählerstandsabgabe erhält. Um auch alles dokumentiert in meinen eigenen Unterlagen zu haben, entsteht mir also unerwünschter Mehraufwand. …


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Wer kennt es nicht?
Irgendwann stapelt sich ein unbeliebter Papierberg aus Rechnungen, Kontoauszügen, Informationsschreiben und sonstigen Unterlagen zu verschiedenen Alltagssituationen auf.
Der Klassiker zur Ordnung: Ein Briefkorb, der als Posteingang dient und erst mal fleißig befüllt wird, bis dieser dann irgendwann voll ist und endlich wegsortiert werden will.

In vorhergehenden Blogbeiträgen wurde bereits mehrfach die Funktionalität von Docutain beschrieben und wie die App und die Desktop-Version beim Thema „Wegsortieren” wunderbar helfen können.
So kann das Ansammeln mehrerer Ordnersysteme vermieden werden, denn mit Docutain können die Dokumente im Handumdrehen eingescannt und nach individuellen Vorstellungen digital verwaltet werden (siehe hierzu u.a. den folgenden Blogartikel). …


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Die Eggert Kleffmann & Partner GmbH aus Windhagen bei Bonn ist ein Personalberatungsunternehmen, welches 2018 von Frank Eggert und seiner Kollegin Alexandra Kleffmann gegründet wurde.
Das erfahrene Team hat sich auf internationale Personallösungen für Unternehmen im Gesundheitssektor spezialisiert und rekrutiert in diesem Zusammenhang anerkennungsfähige Fachkräfte aus dem EU-Ausland und europäischen Drittstaaten.

Aus diesem Grund gehen vielerlei Bewerbungen, allerdings auf unterschiedlichstem Wege und in unterschiedlichen Qualitätsstufen ein, wie Frank Eggert berichtet. So erhalten sie Unterlagen zum Teil in sehr schwacher Qualität, da diese zu unterschiedlichen Tageszeiten mit dem Smartphone als Bild aufgenommen wurden. Sicherlich kein Einzelfall in der Branche, wohl aber optimierbar.
„Es kommt aber auch vor, dass Bewerber ihre Unterlagen über WhatsApp einreichen”, so Eggert. …


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21. September 2020 by Sabrina

Wir nehmen die Wünsche und Anfragen unserer Docutain-Community sehr ernst und freuen uns über Ideen, wie wir uns optimieren können!

Daher ist es mit dem neuen Update nun unter anderem möglich, Schlagwörter und Dokumententypen auch zu löschen.
Zuvor war es hier lediglich möglich, diese neu anzulegen oder umzubenennen.
Um aber mehr Übersichtlichkeit zu bekommen ist eine Löschung der Dokumententypen und Schlagwörter jetzt ebenfalls möglich.
Dies geschieht über einen Klick auf den in rot gekennzeichneten Papierkorb:

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Mit Docutain wird Ihr Handy nicht nur zum Scanner, sondern Sie erhalten ein vollständiges und sicheres Dokumentenmanagementsystem. https://www.docutain.de

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