Zählerstände erfasse, übermittle und kontrolliere ich jetzt einfach mit Docutain

12. Juni 2020 by Pascal

Aktuell war es mal wieder so weit: Mein Stromanbieter will mir eine Rechnung schreiben und benötigt dazu den Zählerstand. Bislang kam jemand vom Stromversorger persönlich vorbei und nahm die Ablesung vor, teilweise wurde ich auch selbst darum gebeten. Beides war mit relativ hohem Aufwand verbunden.

Für die Ablesung durch den Stromversorger mussten Termine koordiniert werden und entsprechend auch jemand zu Hause sein.
Für die Selbstablesung musste ich Zählerstände notieren, eine Karte ausfüllen und übermitteln, oder mich online registrieren und anmelden, um die notierten Daten dann auf einer Webseite des Anbieters erneut einzugeben.

Von der Abgabe der Daten über eine Webseite des Anbieters mache ich grundsätzlich keinen Gebrauch. Aufgrund vergangener Erfahrungen mit anderen Anbietern musste ich bereits feststellen, dass man dabei unter Umständen noch nicht mal eine E-Mail oder Ähnliches als Nachweis für die erfolgte Zählerstandsabgabe erhält. Um auch alles dokumentiert in meinen eigenen Unterlagen zu haben, entsteht mir also unerwünschter Mehraufwand.

Außerdem möchte ich nicht unnötig viele Zugänge mit Kennwörtern verwalten müssen — ich habe ja nicht nur einen Stromanbieter der einen Zählerstand will, sondern auch Gas und Wasser und man wechselt ja auch gerne mal seinen Versorger.

Eine Selbstablesung durch den Stromanbieter kommt aktuell aufgrund von COVID-19 ohnehin nicht mehr in Frage, worauf ich im diesjährigen Anschreiben vom Versorger auch gleich hingewiesen wurde:

Ich begab mich daraufhin gleich zum Zähler und machte einfach ein Foto mit Docutain. Auf dem Foto waren der Zählerstand und die Zählernummer erkennbar, sodass ich keine Daten notieren oder irgendwohin übertragen musste und somit auch keine Fehler (Zahlendreher o.Ä.) mehr machen konnte.

Anschließend habe ich dann noch das erhaltene Schreiben als Folgeseite hinzugescannt, da dieses zusätzliche Angaben wie meine Kundennummer oder das Kassenkonto enthält.

Nachdem ich das Dokument dann in meinem Docutain abgelegt hatte, schickte ich es gleich in einem Zug an den Stromanbieter, einfach aus Docutain heraus per E-Mail. So hatte mein Stromanbieter alle relevanten Angaben und ich dann auch einen Nachweis was verschickt wurde, inklusive einer elektronischen Übermittlungsbestätigung.

Logisch, dass ich später auch die Rechnung meines Stromanbieters in Docutain ablege. So ist es mir jetzt in Zukunft ganz einfach möglich, die Abrechnung zu überprüfen. Zur Kontrolle muss ich einfach nur die in Docutain abgelegten Zählerstandsfotos öffnen, ggf. auch mal die letzte Abrechnung, und gegen die aktuelle Abrechnung prüfen.

So kann ich ganz schnell feststellen, ob die Zählerstände und der sich daraus ergebende abgerechnete Verbrauch stimmen.
Auch lassen sich jetzt einfach Vergleiche zu Vorjahren durchführen (Entwicklung, Mehr-/Minderverbrauch), da ich ja alle Dokumente in Docutain beisammen und direkt im Zugriff habe.

Für die Prüfung einer Rechnung rufe ich einfach alle Dokumente des entsprechenden Versorgers auf, so habe ich diese übersichtlich und chronologisch in einer Trefferliste und kann direkt auf die Dokumente zugreifen, die ich mir in dem Zusammenhang ansehen möchte.
Dabei lassen sich z.B. Rechnungsbeträge bei den jeweiligen Dokumenten bereits direkt aus der Trefferliste ersehen, ohne die Dokumente dafür öffnen zu müssen.

Für die Zählerstandsfotos habe ich auch ein Schlagwort „Zählerstand” angelegt, welches ich bei deren Ablage immer vergebe. So kann ich immer einfach und schnell nur die Zählerstände aufrufen.

Bei meinem Wasser- und Gasversorger gehe ich jetzt ebenfalls entsprechend vor. Und Sie?

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Originally published at https://www.docutain.de.