Mit Docutain papierfrei ins neue Jahr starten

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Drei Tipps, wie Sie die guten Vorsätze fürs neue Jahr wirklich umsetzen

Zugegeben: Bei Sport kann Docutain nicht wirklich unterstützen, aber mit Docutain gewinnen Sie mehr freie Zeit, um besagten Sport zu treiben oder sich anderen Dingen zu widmen, die Sie sich eben vorgenommen haben.
Wie genau das funktionieren soll, verraten wir in unseren Tipps und Tricks, um papierfrei ins neue Jahr zu starten.

Tipp 1: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg

Dennoch bietet gerade die aktuelle Situation die Chance, sich in Ruhe damit zu befassen — und allein sind Sie hierbei auch nicht, denn mit Docutain wird der Weg in die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente ein Kinderspiel.

Nehmen Sie sich zu Beginn die Zeit und überlegen Sie sich, was genau Sie alles digitalisieren möchten und was Ihre Ziele dabei sind:

  • Papierordner abschaffen und Platz gewinnen?
  • Schnellen Zugriff auf Unterlagen ermöglichen (gerne auch von unterwegs)?
  • Sicherer Ablageort, auf den nur Sie Zugriff haben?
  • Einen weiteren Schritt in die Digitalisierung beschreiten?
  • Den Papierverbrauch reduzieren und der Umwelt etwas Gutes tun?

Wenn Sie sich auch nur mit einem dieser Ziele identifizieren können, ist Docutain schon die richtige Wahl!

Tipp 2: Befolgen Sie die Phasen der digitalen Ordnung

Unterlagen digital aufbewahren und organisieren geht mit Docutain schnell und einfach. Daher bietet es sich an, Dokumente direkt nach Erhalt mit der App mit nur einem Klick einzuscannen. Wenn Sie die mobile Anwendung mit dem Docutain-Desktop verknüpft haben, erhalten Sie das Dokument auch dort in Ihrem Eingang, sofern Sie es noch nicht indexiert haben. Das kann man dann immer noch wahlweise in einer ruhigeren Minute am Bildschirm tun. Alternativ können Sie auch mit einem angeschlossenen Scanner die Dokumente direkt in den Docutain Desktop laden. Wie Sie die Docutain App mit dem Docutain Windows Desktop verknüpfen können, erfahren Sie hier.

Docutain ist auf alle Organisationstypen eingestellt, egal ob Unterlagen direkt nach Erhalt eingescannt und abgelegt oder erst nach einiger Zeit Sammeln in einem Briefkorb verwaltet werden (siehe hierzu auch unseren Blogbeitrag zur Geschichte vom Briefkorb und Docutain).

Tipp 3: Mit Schlagwörtern und effizienten Bezeichnungen haben Sie alles im Griff

Wenn Sie darüber hinaus noch weitere Informationen an das Dokument hängen möchten, empfiehlt sich die Nutzung von Schlagwörtern („Tags”). Hiermit können Sie das Dokument weiter klassifizieren — ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen. Die Vorteile der Schlagwörter haben wir Ihnen auch in einem eigenen Blogbeitrag zusammengestellt.
Nach diesen Schlagwörtern können Sie jederzeit suchen — natürlich auch in Kombination mit dem Dokumententyp oder der Bezeichnung. Damit sind die richtigen Dokumente wesentlich schneller gefunden als beim Durchkämmen starrer Ordnerstrukturen oder unsortierter Papierstapel.
Weiterhin unterstützt Sie Docutain durch die OCR-Texterkennung. Diese ermöglicht Ihnen, auch nach Wörtern innerhalb des Dokumentes zu suchen.

Was wir Ihnen noch mit auf den Weg geben möchten

Wir unterstützen Sie dabei gerne und hoffen, dass wir gemeinsam zumindest den Vorsatz zur Struktur und digitalen Ordnung meistern — genügend Zeit für weitere Vorsätze bleibt dann allemal! 😊

Bleiben Sie gesund!

Originally published at https://www.docutain.de.

Mit Docutain wird Ihr Handy nicht nur zum Scanner, sondern Sie erhalten ein vollständiges und sicheres Dokumentenmanagementsystem. https://www.docutain.de

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